เตรียมรับการตรวจประเมิน  5ส  ครั้งที่  2  เดือนสิงหาคม  2554  นี้  
ดาวน์โหลดคู่มือกิจกรรม 5ส ปี 2554
ปฏิทินกิจกรรม
  ทำ 5ส เพื่อตนเอง
  รศ.นพ.กิตติ ลิ่มอภิชาต : คณบดีคณะแพทยศาสตร์

  โดยทั่วไปแล้ว การทำ 5ส มักจะทำเพราะเป็นนโยบายขององค์กร เป็นนโยบายของหัวหน้างาน
บางกรณีหรือในบางหน่วยงานเกิดแรงต่อต้าน ไม่เห็นด้วย ไม่ให้ความร่วมมือ ด้วยสาเหตุหรือเหตุผล
ต่าง ๆ ที่พบบ่อย คือ งานที่ทำอยู่ในขณะนี้หนักมากอยู่แล้ว ไม่อยากรับงานเพิ่ม ซึ่งเป็นเรื่องที่
น่าเสียดาย เพราะในความเป็นจริงแล้ว การทำ 5ส ไม่ได้เพิ่มงานแต่อย่างใด และถ้าทำอย่างถูกต้อง
ทำอย่างสม่ำเสมอต่อเนื่อง จะเป็นการลดงานด้วยซ้ำไป ผลประโยชน์ที่เกิดขึ้นจะเกิดโดยตรง
ต่อตัวผู้ปฏิบัติงานมากที่สุด และเมื่อทุกคนร่วมกันทำก็จะขยายผลไปสู่หน่วยงาน และไปสู่องค์กร
ในที่สุด

  ส1 สะสาง :
  ทุกคนต้องการทำงานในสถานที่ทำงานที่เป็นระเบียบเรียบร้อย ไม่เกะกะ หรือรกรุงรังไม่มีของที่ไม่มี
ความจำเป็น ไม่มีประโยชน์ในการใช้งานตามปกติอยู่ในบริเวณที่ทำงานประจำวัน เช่น โต๊ะทำงาน
การสะสางทำให้มีสถานที่ทำงานกว้างขึ้น มีที่ว่างมากขึ้นกว่าเดิม ทำให้ใช้ประโยชน์จากที่ว่างได้เพิ่มขึ้น
การสะสางงานที่คั่งค้างอยู่ไม่ผลัดวันประกันพรุ่ง ทำให้งานไม่คั่งค้าง ได้ผลงานที่ละเอียดรอบคอบดีขึ้น
ลดความกังวลหรือความเครียด สามารถส่งงานหรือทำงานได้สำเร็จตามกำหนดเวลา
  การสะสางในอีกมุมมองหนึ่ง คือ การสะสางขั้นตอนการทำงานที่ไม่จำเป็น ที่หน่วยงานกำหนดหรือ
ปฎิบัติมานานแล้วจนเกิดความคุ้นเคย โดยแท้ที่จริงแล้วไม่มีประโยชน์อะไร ไม่ช่วยให้คุณค่าของการ
ทำงานดีขึ้น คือ ไม่มี value added ทำให้ผู้รับบริการเสียเวลา เสียค่าใช้จ่ายโดยไม่จำเป็น
บางครั้งการสอบถามผู้รับบริการ หรือเมื่อตนเองเป็นผู้ต้องใช้บริการเอง (โดยเฉพาะการใช้บริการจาก
หน่วยงานอื่นขององค์กร) จึงจะมองเห็นความรกรุงรังของขั้นตอนนี้ได้ ผู้ทำงานหรือหัวหน้างานต้อง
สอบถามผู้รับบริการ หรือทบทวนกระบวนการทำงานในหน่วยงานว่ามีอะไรที่สามารถสะสาง ตัดทิ้งหรือ
ปรับปรุงได้ จะทำให้ทำงานได้ง่ายขึ้นมีประสิทธิภาพมากขึ้น


  ส2 สะดวก :
  สิ่งของ อุปกรณ์ รายงาน เอกสารที่มีอยู่ได้จัดเก็บอย่างถูกต้อง มีเครื่องหมายระบุไว้ เมื่อมีผู้นำไปใช้
หรือหายไปก็มองเห็นได้ง่าย เมื่อนำกลับมาก็สามารถเก็บไว้ในตำแหน่งเดิม มีระบบค้นหาที่ชัดเจน ง่าย และเป็นที่รู้หรือเข้าใจ ของผู้ร่วมงานทุกคน ทำให้เกิดความรวดเร็วในการค้นหา ไม่ว่าจะเป็นเอกสารหรือ
สิ่งของที่ต้องการใช้ ทำให้การทำงานหรือการบริการให้กับผู้ใช้บริการทำได้อย่างสะดวกรวดเร็ว เกิด
ความง่ายและสนุกในการทำงานและทำให้ผู้ใช้บริการประทับใจ ความสะดวกในด้านขั้นตอนการรับบริการ บางครั้งหน่วยงานกำหนดให้ผู้รับ บริการต้องได้รับความยุ่งยากอย่างมาก เช่น ถ้าลืมนำบัตรของ
โรงพยาบาลมาจะไม่สามารถติดต่อการใช้บริการได้เลย ทั้งที่ในปัจจุบันนี้ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี
สามารถใช้ลายนิ้วมือ ใช้ชื่อ นามสกุล ก็สามารถระบุตัวตนทำให้ได้รับบริการได้ตามปกติ หรือทำให้ต้อง
ไปติดต่อหลาย ๆ หน่วยงานกว่าจะได้รับการบริการ ทำให้เกิดความลำบากและเสียเวลาในการเดินหา
หน่วยงาน การทำเครื่องหมาย ป้าย ลูกศรชี้ หรือสัญลักษณ์ที่เข้าใจง่าย มองเห็นได้ง่าย จะช่วยอำนวย
ความสะดวกได้อย่างมาก ถ้าหน่วยงานมองเห็นหรือตระหนักในความไม่สะดวกนี้ การปรับปรุงหรือพัฒนาให้เป็น one stop service หรือลดหน่วยงานที่ต้องติดต่อลงให้น้อยที่สุด ก็จะทำให้สามารถ
บริการได้ประทับใจผู้รับบริการมากขึ้น ในปัจจุบันความก้าวหน้าของระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ ระบบ
intranet ภายในองค์กร สามารถที่จะทำให้ลดการติดต่อในหลาย ๆ หน่วยงานลงได้อย่างมาก
ถ้าศึกษาและนำมาใช้ในองค์กร
  ในสถานที่หลาย ๆ แห่งที่มีผู้มารับบริการมาก เช่น โรงพยาบาล สภาพที่ต้องนั่งคอยโดยไม่รู้ว่าจะได้
รับบริการเมื่อใด เป็นระบบที่เกิดความไม่สะดวกต่อ ผู้รับบริการเป็นอย่างมาก ทำให้เสียเวลา เสียความ
รู้สึกที่ดี ๆ ต่อหน่วยงานได้อย่างมาก การจัดระบบนัดเวลาตรวจหรือแจ้งให้ทราบเป็นระยะ ๆ เวลาเมื่อใด
เวลาใดน่าจะเป็นเวลาที่จะได้รับบริการ เป็นวิธีหนึ่งที่ทำให้ผู้รับบริการไม่ต้องเสียเวลามารอ สามารถ
วางแผนที่จะทำธุระอย่างอื่นได้

  ส3 สะอาด :
  ทุกคนช่วยกันดูแลรักษาความสะอาดของสถานที่ บริเวณที่ทำงาน สิ่งของ อุปกรณ์ที่ใช้เกิดความ
สบายตา ประทับใจต่อผู้ที่มาพบเห็น และในระหว่างที่ทำ ความสะอาด ก็จะสามารถพบเห็นสิ่งผิดปกติ
หรือผิดพลาดขึ้น สามารถดำเนินการ แก้ไขปรับปรุงให้เป็นปกติได้ง่าย ป้องกันความเสียหายที่อาจจะ
เกิดขึ้นในอนาคตได้ นอกจากรักษาความสะอาดของหน่วยงานตนเองแล้ว ในระดับหน่วยงานใหญ่ ๆ
หรือองค์กรก็ไม่ทำให้หน่วยงานอื่นได้รับของเสียหรือทำให้เกิดมลภาวะต่อสิ่งแวดล้อมหรือชุมชนอีกด้วย
  ความสะอาดอีกมุมมองหนึ่งของโรงพยาบาลหรือสถานที่บริการทางการแพทย์ คือ ความสะอาดที่
ปราศจากเชื้อโรค ป้องกันการติดเชื้อจากผู้ปฎิบัติไปยังผู้ป่วย หรือจากผู้ป่วยมายังผู้ปฏิบัติงาน เช่น
การล้างเครื่องมือ การทำให้เครื่อง ปราศจากเชื้อ การล้างมือ การสวมอุปกรณ์ป้องกันการติดเชื้อโรค
จากผู้ป่วยมายังผู้ปฏิบัติงาน ซึ่งเป็นอันตรายต่อสุขภาพของผู้ปฏิบัติงาน ความสะอาดในแง่ของความ
โปร่งใส สุจริตไม่ทุจริตไม่ว่าวิธีใด ๆ หรือแบบ ใด หรือความสะอาดของจิตใจ ไม่คิดร้าย ไม่อิจฉา
ไม่ริษยา ไม่ระแวง มีจิตใจ ที่สะอาดบริสุทธิ์ดีงาม ก็เป็นปัจจัยสำคัญที่จะทำให้ตนเองและทุกคนใน
หน่วยงาน ทำงานอย่างมีความสุขเป็นฐานสำคัญของการพัฒนาให้หน่วยงานและองค์กรก้าวหน้าได้

  ส4 สร้างมาตรฐาน :
  มีการกำหนดมาตรฐานที่สามารถอ่านหรือศึกษาขั้นตอนหรือวิธีในการทำงาน ทำให้ผลงานที่เกิดขึ้น
ได้ผลที่ดีถูกต้องตามเกณฑ์ที่ตั้งหรือมุ่งหมายเอาไว้ ทำให้คนในหน่วยงานสามารถ ทำงานทดแทน
กันได้โดยทำตามมาตรฐานที่กำหนด ไว้ เมื่อผู้รับผิดชอบหลักไม่อยู่ หรือลา ผู้ที่มาติดต่อขอรับบริการ
จากหน่วยงาน ไม่ต้องเสียเวลารอคอย ทำให้งานลื่นไหลไปได้เหมือนปกติ ไม่เสียเวลาโดยเปล่า
ประโยชน์
  สิ่งที่เรียกว่ามาตรฐาน หมายถึงข้อตกลงหรือข้อกำหนดของหน่วยงานโดยมุ่งหวังจะทำให้ผลงานที่
เกิดขึ้นมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุด แต่ที่ต้องตระหนักอยู่ตลอดเวลา คือ มาตรฐานเป็นสิ่งที่
ท้าทาย ให้ปรับปรุงแก้ไขให้ดีกว่าเดิม ต้องพยายามคิดอยู่เสมอ ๆ ว่าเราทำวิธีอื่น แบบอื่นได้หรือไม่ เพื่อให้สามารถลดคน ลดเวลา ลดขั้นตอน ลดค่าใช้จ่ายและยังคงได้ผลงานที่ดีเท่าเดิมหรือดี
มากกว่าเดิม เนื่องจากเรามักจะเคยชินกับการทำงานที่ทำอยู่ ไม่ต้องการเปลี่ยนแปลง ทำให้เกิดอุปสรรค
ในการพัฒนาหรือปรับปรุงมาตรฐานมาก การศึกษาจากวารสาร จากการเข้าฟังการประชุมหรือสัมมนาทำ
ให้ได้ความรู้หรือข้อคิดใหม่ ๆ หรือการเปรียบเทียบกับหน่วยงานอื่นที่ดีกว่าเป็นวิธีที่ทำให้เกิดการ
ปรับปรุงเปลี่ยน แปลงมาตรฐานที่เคยทำอยู่ให้ดียิ่งขึ้นได


  ส5 สร้างวินัยหรือนิสัย :

  หมายถึงการทำงานตามระบบของ 5ส จนกลายเป็นวิถีชีวิตในการทำงาน หรือเป็นวัฒนธรรมของ
องค์กร เป็นข้อที่ปฎิบัติให้สำเร็จได้ยากที่สุด การทำ 5ส เป็นครั้งคราว เป็นช่วง ๆ แม้จะมีประโยชน์แต่ก็
ไม่ยั่งยืน ความสำเร็จของ 5ส ที่แท้จริงและยั่งยืน คือหน่วยงานหรือองค์กร สามารถทำให้ทุกคนใน
องค์กรไม่ยอมรับ จนถึงกับทนไม่ได้ต่อความไม่เป็นระเบียบ ความไม่สะอาด ความไม่สะดวก ความไม่มี
มาตรฐานของการทำงานในองค์กร ปัจจัยที่จะส่งเสริมการสร้างวินัย ประกอบด้วยนโยบายที่ชัดเจนของ
ผู้บริหารระดับสูง ให้การสนับสนุนและส่งเสริมการทำ 5ส อย่างชัดเจนโดยเฉพาะในด้านของทรัพยากร
ความเข้าใจและร่วมมือของหัวหน้าหน่วยงาน การมีคณะกรรมการ 5ส จากตัวแทนหน่วยงานที่เข้มแข็ง
การตรวจประเมินเป็นระยะ ๆอย่างสม่ำเสมอ การประชาสัมพันธ์การจัดการให้ความรู้หรือฝึกอบรมบุคลากร
ในองค์กรทุกระดับทุกหน่วยงานการให้รางวัลเพื่อเป็นขวัญและกำลังใจสำหรับหน่วยงานที่ทำ 5ส ได้ดี/
ประสบความสำเร็จ การเสนอผลการดำเนินงาน 5ส เข้ารับการประเมินจากองค์กรระดับประเทศ คือ Thailand 5S Award จัดว่าเป็นแรงกระตุ้น ที่สำคัญอย่างหนึ่งทำให้มีการตื่นตัว เห็นประโยชน์
และรู้แนวทางที่ถูกต้องมากขึ้นกว่าเดิมเป็นอย่างมาก


  นอกจากการทำ 5ส ดังกล่าวมาแล้ว ในหลาย ๆ กรณีก็จะดำเนินการให้มีระบบอื่น ๆ ร่วมด้วย เช่น
    - ระบบข้อเสนอแนะ (suggestion system) เพื่อให้ทุกคนในองค์กร ช่วยกัน ร่วมกัน
ค้นหาข้อบกพร่องในการดำเนินงานขององค์กร เพื่อให้ผู้เกี่ยวข้อง รับทราบและพิจารณา ดำเนินการ
แก้ไข ในบางกรณีมีการให้รางวัลหรือของขวัญสำหรับผู้ที่ให้ข้อเสนอแนะที่นำไปสู่การพัฒนาที่ส่ง
ผลกระทบต่อองค์กรในภาพรวมมาก ๆ ระบบข้อเสนอแนะจะทำให้เกิดความรู้สึกว่าเราเป็นส่วนหนึ่งของ
องค์กร ทำให้เกิดความรักและผูกพันเพิ่มมากขึ้น
    - การดำเนินการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง (keizen หรือ co-keizen) และมีระบบ
การลงทะเบียนหรือรวบรวมการปรับปรุงเป็นหมวดหมู่ แจ้งให้ทุกคนในองค์กรรับรู้ เพื่อที่จะได้ปรับระบบ
การทำงานให้ง่ายขึ้น สะดวกขึ้น มีประสิทธิภาพ และประสิทธิผลเพิ่มขึ้น
    - การประเมินและให้คำแนะนำโดยการถ่ายภาพ (pre and post picture
feedback) ในปัจจุบันเป็นระบบที่ทำได้ง่ายโดยกล้องถ่ายภาพดิจิตอล ซึ่งง่าย ประหยัด และ
สามารถนำเสนอได้สะดวก เป็นข้อมูลที่ชัดเจน ทำให้หน่วยงานต้องปรับปรุงและเป็นการให้ความรู้
หน่วยงานอื่น ๆ เพื่อนำไปปฎิบัติให้ถูกต้อง อีกด้วย นอกจากนี้ยังสามารถแสดงด้วยภาพให้เห็นการทำ
5ส ของหน่วยงานที่เป็น best practice
    - Visual control, Visual management เป็นการควบคุมด้วยการมองเห็น
ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดเจน คือ ป้ายจราจร เส้นเครื่องหมายจราจร ในการทำงานการนำ visual
control มาใช้จะทำให้เกิดความเข้าใจ และสามารถควบคุมการทำงานได้อย่างง่ายที่สุดกว่าวิธีอื่น
เช่น ซองยาต่างสีแสดงถึงยา อันตราย ขวดที่ติดสลากสีต่าง ๆ เพื่อแสดงว่ามาจากหน่วยงานใด หรือ
ขวดใด ที่ต้องทำการตรวจอย่างเร่งด่วนหรือฉุกเฉิน การทำเครื่องหมายหรือขีดเพื่อแสดงให้รู้ว่าสาร
ละลายที่ให้ไปได้จำนวนที่ต้องการหรือยังเพื่อให้หยุดหรือเปลี่ยนสารละลายที่กำหนด การติดไฟสีแดง
เพื่อแสดงว่ากำลังฉายรังสีหรือถ่ายภาพ รังสีอยู่ห้ามเข้า เป็นต้น

     การทำ 5ส มีประโยชน์มากในการทำงานของตัวเราเอง ถ้าทุกคนในองค์กรร่วมใจกันทำองค์กร
จะเต็มไปด้วยความสนุก มีความสุขในการทำงาน ส่งผลให้เกิดการพัฒนาอยู่ตลอดเวลา ทำให้หน่วยงาน
และองค์กรสามารถพัฒนาศักยภาพ รองรับระบบคุณภาพต่าง ๆ ได้ทุกระบบ เช่น Total quality
management (TQM), Hospital accreditation (HA), ISO,
Benchmarking, Lean management,Thailand quality award (TQA),
มาตรฐาน ม.อ.ก. 18001 เป็นต้น และพร้อมที่จะพัฒนาจนเป็นองค์กรที่มีความเป็นเลิศ
(Excellence Organization) ต่อไป