|
ที่มุมซ้ายสุดเพื่อย้อนกลับหน้าที่แล้วขั้นตอน 2.11 การจัดทำและเก็บบันทึก
| ตามข้อกำหนด 4.6.4 การจัดทำและเก็บบันทึก องค์กรต้องจัดทำและปฏิบัติตามเอกสารขั้นตอนการดำเนินงานที่แสดงถึงการบ่งชี้ การรวบรวม การทำดัชนี การจัดเก็บ การรักษา และการทำลายบันทึกด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัย นอกจากนี้ให้ถือว่าบันทึกด้าน อาชีวอนามัย และความปลอดภัย ที่ผู้รับเหมาช่วงได้จัดทำขึ้นตามข้อ 4.5.5.3 เป็นส่วนหนึ่งของการจัดทำบันทึก บันทึกอาจอยู่ในรูปใดก็ได้เช่น สื่อสิ่งพิมพ์หรือสื่ออิเลคโทรนิกส์ เป็นต้น แต่ต้องชัดเจน เข้าใจง่าย สามารถชี้บ่ง และสามารถสอบกลับไปยังกิจกรรมต่างๆ ด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัย รวมทั้งต้องมีการเก็บรักษาบันทึก ให้สามารถเรียกมาใช้งานได้ง่าย มีการป้องกันการเสียหาย การเสื่อมสภาพหรือการสูญหาย และต้องมีการกำหนด ระยะเวลาในการเก็บรักษาเพื่อเป็นหลักฐานที่แสดงว่า เป็นไปตามข้อกำหนดของมาตรฐานผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรมนี้ |
วัตถุประสงค์
1. บันทึกด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัยมีการจัดเก็บถูกต้อง เหมาะสม
2. ใช้ประเมินประสิทธิภาพการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัยของหน่วยงานได้
กิจกรรม
- การจัดเก็บบันทึกในระบบจัดการอชป.ประกอบด้วย
บันทึก |
ผู้รับผิดชอบ |
1. บันทึกการทบทวนสถานะเริ่มต้น |
OHSMR |
2. บันทึกการประเมินความเสี่ยง |
การเจ้าหน้าที่ |
3. บันทึกการเตรียมการจัดการอชป.หมายถึงแผนงาน 6 แผนตามขั้นตอน 1.5 |
OHSMR การเจ้าหน้าที่ หน่วยอาชีวอนามัย |
4. บันทึกการฝึกอบรม สร้างจิตสำนึก ความรู้ความสามารถ |
การเจ้าหน้าที่ |
5. บันทึกการสื่อสาร |
หน่วยอาชีวอนามัย (คุณชุติมา) |
6. บันทึกการควบคุมเอกสารในระบบ |
นายทะเบียนเอกสาร (อ.ชนนท์) |
7. บันทึกการจัดซื้อจัดจ้าง |
ฝ่ายพัสดุ |
| 8. บันทึกผลการควบคุมการปฏิบัติ | ทุกหน่วยงานในคณะฯ |
9. บันทึกการเตรียมความพร้อมภาวะฉุกเฉิน |
ทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้องในคณะฯ |
10. บันทึกการตรวจวัดสิ่งแวดล้อม |
หน่วยอาชีวอนามัย (อ.ฐิติวร) |
11. บันทึกการตรวจประเมิน |
การเจ้าหน้าที่ |
12. บันทึกการแก้ไขป้องกัน (ใบ CAR) |
การเจ้าหน้าที่ |
13. บันทึกการทบทวนการจัดการ |
การเจ้าหน้าที่ |
2. ทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้องจัดทำและเก็บบันทึกเอกสารในกระบวนการดำเนินงานมอก. 18000 ที่เป็นไปตามข้อกำหนด 4.6.4 โดยมีขั้นตอนได้แก่
- การรวบรวมบันทึก (collection)
- การจัดทำสารบัญ (indexing)
- การค้นหาบันทึกที่จัดเก็บ (accessing)
- การจัดบันทึกเข้าแฟ้ม (filing)
- กำหนดระยะเวลาการจัดเก็บ (retention time)
- การเก็บ ดูแลรักษา (storage& maintaining)
- การกำจัด (disposing)
3. คณะกรรมการ มอก.ส่งจดหมายเวียน และจัดประชุมการใช้คู่มือกระบวนการดำเนินงาน มอก.18000 ให้แก่ทุกหน่วยงาน
ห้ามใช้น้ำยาลบคำผิด
ให้ใช้วิธีขีดฆ่าแล้วลงนามกำกับในทุกรายงานหลัก