ขั้นตอน 3.2 การตรวจประเมิน (Audit)
ตามข้อกำหนด 4.6.2 การตรวจประเมิน
องค์กรต้องจัดทำและปฏิบัติตามเอกสารขั้นตอนการดำเนินงานในการตรวจประเมินระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัยตามช่วงเวลาที่กำหนดอย่างสม่ำเสมอ และมีการตรวจประเมินตลอดทั้งองค์กรต้องครอบคลุมขอบข่าย ความถี่ วิธีการตรวจประเมิน รวมทั้งความรับผิดชอบในการตรวจประเมิน
โดยผู้ตรวจประเมินต้องเป็นบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถในการตรวจประเมินระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย และมีความเป็นอิสระจากกิจกรรมที่ทำการตรวจประเมิน ซึ่งอาจมาจากบุคคลภายในองค์กรก็ได้เพื่อตัดสินว่า
(1) ระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัยขององค์กรเป็นไปตามมาตรฐานผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรมนี้
(2) องค์กรได้ดำเนินการและบรรลุตามนโยบายและการเตรียมการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย
แผนการตรวจประเมินขึ้นกับระดับความเสี่ยงและผลการตรวจประเมินที่ผ่านมา นอกจากนี้ต้องมีการรายงานผลการตรวจประเมิน และส่งบุคคลที่ถูกตรวจประเมินผู้บังคับบัญชาของหน่วยงานที่ถูกตรวจประเมินรวมทั้งผู้เกี่ยวข้องเพื่อทำการแก้ไข |
วัตถุประสงค์
- เพื่อตรวจประเมินว่า ระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัยที่มีอยู่นั้นสอดคล้องตามข้อกำหนดของ มอก. 18000 หรือไม่ รวมทั้งสอดคล้องตามแผนของระบบการจัดการด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัยหรือไม่
- เพื่อที่จะนำผลของการตรวจระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัยเป็นข้อมูลให้ฝ่ายบริหารต่อไป
ลั่ลล้า ด๊าดี๊ดี๊ดา ..อ๊อดอ๊อด
กิจกรรม
1. การจัดเตรียมผู้ตรวจประเมิน (auditor)
1.1 คณะกก.มอก. 18000 กำหนดคุณสมบัติของ auditor ดังนี้
- ต้องเป็นอิสระในการตรวจคือไม่ตรวจหน่วยงานที่ตนรับผิดชอบ
- มีความรู้และเข้าใจข้อกำหนดมอก. 18001-2542
- เข้าใจกฎหมายและข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง
- ในทีมต้องมี 1 คนที่ต้องมีความรู้ทางด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัยของกิจกรรมที่ไปตรวจ
- ผ่านการอบรมหลักสูตรเกี่ยวกับผู้ตรวจติดตามอาชีวอนามัยและความปลอดภัยและผ่านการประเมิน
1.2 จำนวน auditor
- กำหนดให้ทีม auditor 1ทีมต่อ 3 หน่วยงาน แต่ละทีมประกอบด้วยผู้ตรวจภายในอย่างน้อย 3 คน และตรวจอย่างน้อย 3 ครั้ง/หน่วยงาน/ปี
2. การเจ้าหน้าที่จัดทำแผนตรวจประเมินภายใน (audit plan) ซึ่งมีประเด็นสำคัญได้แก่
2.1 หน่วยงานที่จะถูกตรวจประเมินภายใน (auditee)
ทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับระบบจัดการมอก. 18000 ได้รับการ audit ครบทุกกิจกรรมที่อยู่ในขอบข่ายของระบบ รวมทั้งคณะกก.มอก. 18000 และ OHSMR
2.2 ความถี่ของการตรวจประเมินภายใน
- ต้อง auidt อย่างน้อย 4 ครั้งในปีแรกที่จัดทำระบบ หลังจากระบบเริ่มมีประสิทธิผลในปีต่อๆไปอาจลดจำนวนลง แต่ควร audit ไม่น้อยกว่า 2 ครั้งต่อปี
- กรณีกิจกรรมใดมีความเสี่ยงควรได้รับการ audit บ่อยครั้งกว่ากิจกรรมอื่น
กรณีที่หน่วยงานหรือกิจกรรมใด audit พบข้อบกพร่องมาก ต้องพิจารณาเพิ่มความถี่ของการ audit
2.3 รายละเอียดของแผนงานตรวจประเมินภายใน ต้องระบุ
- หน่วยงานที่จะถูกตรวจประเมิน (audit)
- วัน เวลา สถานที่ ระยะเวลาการตรวจประเมิน (audit)
- ข้อกำหนดต่างๆของระบบการจัดการมอก. 18000 ที่ต้องตรวจในหน่วยงานนั้นๆ
- รายชื่อคณะผู้ตรวจประเมิน (Audit team) ซึ่งประกอบด้วย Lead auditor และคณะ
- แผนการตรวจประเมิน (audit) ต้องได้รับการอนุมัติโดยประธานคณะกก.มอก. 18000 และต้องแจ้งรายละเอียด กำหนดการให้กับ audit team และ
auditee ล่วงหน้าเพื่อเตรียมการตรวจประเมิน
ขอเวลาตั้งตัว อยากจ๊าขอเวลาตั้งตัวนะ นะ
3. การเตรียมการก่อนตรวจประเมิน (audit)
3.1 การเตรียมการของคณะตรวจประเมินภายใน
- Lead auditor เรียกประชุมคณะตรวจประเมินเพื่อชี้แจงรายละเอียดต่างๆของการ audit เช่น แบ่งงานที่มอบหมายให้ตรวจ เอกสารที่ควรตรวจสอบ
- Lead auditor และคณะ ทบทวนเอกสารต่างๆของ auditee ที่เกี่ยวข้องกับข้อกำหนดที่จะไปตรวจสอบ กำหนดหัวข้อ คำถาม หรือรายการที่จะไปตรวจสอบล่วงหน้า (checklist) เพื่อให้มั่นใจว่าสามารถตรวจสอบได้ครบถ้วนตามเวลา
3.2 การเตรียมการของหน่วยงานที่ถูกประเมิน (auditee)
ผู้รับผิดชอบในหน่วยงานที่จะถูกประเมิน (auditee) ควรแจ้งกำหนดการตรวจประเมิน (audit) ให้แก่พนักงานในหน่วยทราบเพื่อเตรียมความพร้อม
4. การตรวจประเมิน (Audit) ประเด็นสำคัญที่ต้องตรวจคือ
มีการดำเนินการสอดคล้องกับระบบการจัดการอชป.ที่คณะแพทย์กำหนด และสอดคล้องกับข้อกำหนดของมอก. 18001-2542 หรือไม่ ประสิทธิผลของการดำเนินการเป็นอย่างไร ปัญหาและแนวโน้มที่คาดว่าจะเกิดขึ้น
ขั้นตอนการ Audit ประกอบด้วย
4.1 การประชุมก่อนการตรวจประเมิน (Opening meeting): ก่อนเริ่มการ audit ควรประชุมชี้แจงกับ auditee เพื่อ
- แนะนำสมาชิกใน audit team
- บอกขอบเขต วัตถุประสงค์
- แจ้งขั้นตอนและวิธีการ audit คร่าวๆได้แก่ ตรวจเอกสาร สัมภาษณ์ และตรวจหน้างาน การให้ใบคาร์ผู้ตรวจฯ วิธีการส่งใบคาร์ผู้ตรวจฯ การติดตามการแก้ไข
- แจ้งเวลาปิดการตรวจประเมิน (Close meeting)
4.2 รวบรวมหลักฐาน: audit team จะตรวจสอบตาม check list เป็นอย่างน้อย โดย
- สัมภาษณ์ผู้ปฏิบัติงาน
- ตรวจเอกสาร (document audit) เป็นการตรวจการปฏิบัติงานโดยดูจากหลักฐานที่ปรากฎในบันทึก
- ตรวจการปฏิบัติงานจริงที่จุดหน้างาน (site audit)
- audit team ต้องบันทึกรายละเอียดต่างๆที่ตรวจประเมินไว้ทั้งหมด ตลอดจนระบุเอกสารที่เชื่อถือได้ในการอ้างอิง
4.3 การออกใบขอให้แก้ไขหรือใบคาร์
คำว่า คาร์ หรือ CAR ย่อมาจาก Corrective Action Request
เมื่อคณะ.ตรวจประเมินพบการไม่เป็นไปตามข้อกำหนดขณะ audit ให้ทิ้ง แบบรายงานการไม่เป็นไปตามข้อกำหนดฉบับคณะตรวจประเมิน หรือ R46/01 หรือเรียกย่อๆว่าเรียกว่า "ใบคาร์ผู้ตรวจประเมิน"
ข้อมูลการในการแจ้งใบคาร์ผู้ตรวจฯ ประกอบด้วย
- สถานที่ -ระบุว่า ไปตรวจพบความไม่สอดคล้องกับข้อกำหนดที่ไหน
- ลักษณะความไม่สอดคล้อง -ระบุ/ บรรยายรายละเอียดว่าไม่สอดคล้องอย่างไร
- หลักฐาน -หลักฐานความไม่สอดคล้องเช่น เอกสาร บุคคลที่เกี่ยวข้อง คำพูด สถานที่ หรือตัวผลิตภัณฑ์
- ข้อกำหนดมอก. 18001-2542 -ระบุข้อกำหนดมอก.ที่ไม่สอดคล้องว่าเป็นข้อใด หรือเอกสารขั้นตอนปฏิบัติใด
4.4 การประชุมหลังการตรวจประเมิน (Closing meeting)
หลังจบการ audit ต้องประชุมชี้แจงร่วมกับ auditee ทั้งหมดเพื่อให้ทราบและเข้าใจความไม่สอดคล้องกับข้อกำหนดที่ตรวจพบ ให้ใบคาร์ผู้ตรวจฯ ตลอดจนหา รือร่วมกันในการแก้ไขปรับปรุงต่อไป
เซ็งงงงเป็ด....ส้มหล่น ได้รถฟรี...ฮึฮึ...CAR
5. รายงานผลการ audit
Lead auditor จัดทำ audit report์ รายงานการตรวจประเมินประกอบด้วย
- หน่วยงานที่ถูก audit
- ขอบข่ายการ audit
- วันเดือนปีที่ audit
- รายชื่อ audit team
- สรุปความไม่สอดคล้องกับข้อกำหนดมอก. 18001-2542 ที่พบพร้อมระบุหลักฐาน
- สรุปข้อสังเกตเพื่อใช้ในการปรับปรุงระบบ (ถ้ามี)
- สรุปความเห็นของ audit
team ที่เกี่ยวกับประสิทธิผลของการดำเนินการ
Lead auditor จัดทำรายงานการ audit 3 ชุดส่งให้
- หน่วยงานที่ถูก audit (auditee)
- การเจ้าหน้าที่เพื่อจัดทำฐานข้อมูลคอมพิวเตอร์
- OHSMR
6. การติดตามแก้ไขและป้องกัน
- หลังจากหน่วยงานได้รับใบคาร์ผู้ตรวจฯ ให้กรอกส่วนที่สอง "การแก้ไขและป้องกัน" แล้วส่งกลับมาให้ lead auditor ภายในวันเวลาที่กำหนด
- เมื่อถึงวันกำหนดแล้วเสร็จตามระบุในใบคาร์ผู้ตรวจฯ audit team ต้องนำใบคาร์ผู้ตรวจฯ ไปติดตามผลของการแก้ไขและป้องกัน ว่าแก้ไขตามที่ระบุ ตรวจสอบประสิทธิผล แล้วจึงกรอกส่วนที่สาม "ติดตามผล" เพื่อปิดใบคาร์ผู้ตรวจฯ
- กรณีหน่วยงานไม่สามารถปิดใบคาร์ผู้ตรวจฯ ได้ตามกำหนด ให้ auditor
ระบุในใบคาร์ผู้ตรวจฯ เดิมว่า ยังไม่เสร็จ/ ยังไม่มีประสิทธิผล และออกใบคาร์ผู้ตรวจฯ ใหม่ โดยอ้างถึงใบคาร์ผู้ตรวจฯ เดิมด้วย
- ส่งใบ CAR เดิมให้การเจ้าหน้าที่ และทำสำเนาเก็บไว้ที่ lead auditor 1 ชุดเสมอเพื่อใช้ติดตามงานต่อไป
ึ7. สรุปผลเพื่อนำเข้าทบทวนในคณะกก.มอก. 18000
การเจ้าหน้าที่วิเคราะห์ผล สรุปความก้าวหน้ารายงานการ audit ตามข้อ 5 และรายงานการติดตามแก้ไขป้องกันด้วยใบ CAR ตามข้อ 6 เพื่อพิจารณาดำเนินการต่อไป
FLOW CHART ขั้นตอนการตรวจประเมินภายใน
เสร็จเหมียวจนดั้ย กรู๊ กรู๊
|
|